2023年11月27日发(作者：)

通过电子政务协同办公系统下发文件及通知操

作流程解析及注意事项

各单位电子政务协同办公系统公文管理员：

我县已于2010年1月正式全面启用电子政务平台协同办公

系统进行公文收发，但近日发现各部门（单位）在进行公文收发时，

存在着很多没有按正常流程进行公文处理的问题。现汇总了以下

相关问题的处理方法及注意事项，请各单位公文管理员务必仔细

阅读。公文处理正确操作方法及注意事项如下：

一、在办公系统内下发文件（通知）必须按以下流程进行操作

（一）各部门（单位）拟稿下发文件，在选择收文单位人员时

必须选择各部门（单位）的公文管理员进行收文，系统内的非公文

管理员是各部门（单位）对本单位发文进行审批的人员，目前审批

功能还未开通，等各部门（单位）公文管理员能熟练运用协同办公

系统各项功能后，将开通发文审批功能。

（二）各单位公文管理员可以在系统内设置自定义组来建立

多个收文组，以便今后在发文选择收文部门（单位）时可以一次性

选取预先设置好的若干部门（单位），而不用每次发文件时去一个

一个的选取收件人，具体操作如下：登陆办公系统后，在首页左下

角“我的日程”下方用鼠标左键单击一个类似“右书名号”的功能

键，然后鼠标左键单击“个性化设置”即可，如下图：

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点开“个性化设置”后，点击弹出菜单中的“自定义组”如下

图：

弹出窗口后，单击右键点击“新建”即可进入“自定义组”编

辑页面,如下图：

该页面里“名称”和“成员”为必填项，“名称”填好后，左

键单击便可进入成员选取界面进行人员选取。

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待选人员

上图中蓝色框中为待选人员，绿色框中为已选人员，双击蓝色

已选人员

框中的人员即可把人员选定到右边绿色框中，双击绿色框中人员

即可把人员删除到左边蓝色框中，此时也可以使用中间的快捷键

（单个选取、单个删除、全部选取、全部删除）来完成，选择好人

员后点击“确定”，即可回到该页面：

此时可以看到已经选取的人员名，若此时想修改，可再点击，

选择“清除”即可全部清除人员。若已完成人员选取，可在以上页

今后在发文中，需要选取接收人员时，点击“按定义的组”选

项，都可以看到该组,然后点击下面的快捷键来全部选取，如下图：

自定义组具体操作可以总结为：点击“右书名号”→个性化设

置→自定义组→在空白处点击鼠标右键→新建，在名称内输入组

名→点击成员添加该组组成成员→点击鼠标右键→保存此时完成，

想组建多个组可按上述方法进行操作。

（三）在系统内发送红头文件的步骤和注意事项。

1、起草公文

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在“左侧菜单”中选择“公文管理”，点击“起草公文”进入，

可以在右边主页面中选择相应“公文类型”，如下图：

点击公文类型的名称进入创建公文，如下图：

只有选择该项才能收到短信提醒，

其它方式都无法收到短信提醒

在上图页面显示相关的电子化表单，您只需要根据表单字段

填写或选择相关的内容。

注意：上图表单中的所有可填写区域中不能有特殊字符，如少

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数民族名字中间的“·”,在表单里加入此类特殊符号，正文将不能被

正常保存，即使保存，也显示为空白页,如果标题中有这些字符，

请直接在正文里自行加入。

填写完成后点击“新建”即可进入正文编辑页面，如下图：

在这里可以编辑我们所需要的公文，或者直接把编辑好的文

档复制到这里（请在word2003下编辑文档， wps下编辑的文

档将会显示不正常），复制时请用快捷键“ctrl+c”，粘贴时用

“ctrl+v”，如果正文编辑完成，可以点击“文件”，然后“保存到

服务器”，即可回到表单页面，如下图：

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在该页面下，右键选择提交，则“起草公文”这一步便完成，

流程转入“套红”。

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2、套红

上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页

里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行套红，或者在“公文管

理”的“待办公文”里查找。如下图：

在公文管理中套红是非常重要的一个环节，当公文流转到套

红的节点时，一定要先选择红头模板，如下图：

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此处三个标题

都是自动从表

单载入的，自动

载入后也可以

自行更改

上图中蓝框中的标题如果超过两行，请把行间距自行调整为28磅

或29磅

当您检查完“套红”无问题后，请点击文件-套红，公文的套

红工作才算完成。

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在表单界面右点击提交后，流程自动转为“签章、分发”，如下图：

3、签章、分发

上图中点击“确定”后，当前页面自动关闭，此时需要在首页

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里的“待办工作”里找到刚才的文件来进行签章，或者在“公文管

理”的“待办公文”里查找，方法如套红时一样，此处不再附图。

当流程处在签章节点时的操作：

到签章节点时，先点击“文件正文”或者点击上方的“正文”,进入

到文件正文（如下图）

注意：进入正文后，在加盖公章前可以再次修改文档，但是修

改完成后，必须点击“文件”中的“接受文档”，才能继续盖章。

如下图：

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修改好文档并接受文档后，就可以盖章了，找到 “电子签章”

的按钮，如下图中所示：

如果找不到上图按钮，可以点击上面菜单栏中的“视图”，选

择“工具栏”，把弹出菜单中的“iSignature”前面的勾打上即可，

如下图：

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此时，就可以进行盖章操作了。

（1）、首先点击电子签章按钮，如下图：

（2）、在弹出的窗口中输入密码后，点击确定，如下图：

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（3）、把公章移动到相应的位置，点击鼠标左键便可以加盖

公章，如下图：

前 鼠标拖动后

上图加盖公章时，把输入法的图标也一同盖进去了，此时，

可以用鼠标左键点击公章进行左右拖动，便可把输入法图标清

除。

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（4）、此时在公章上点击鼠标右键，选择“透明重设”，如下图：

（5）、透明重设后，再右键公章选择“文档锁定”，如下图：

输入密码后，文档即锁定，正文内容便无法修改了，此时可以

点击“文件”中的“保存到服务器”就可以进行选择接收人，然后

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分发文件了。

注意：盖好公章但还没有“文档锁定”时，文件正文一但被更

改，公章便会自动作废，如果想重新盖章，必须右键作废的公章，

点击“撤销公章”，输入密码后即可撤销。

撤消公章后，如果文档已经不需要再修改，可以点击“文件”

中的“接受文档”，然后再次按上述流程盖章，之后点击“文件”

中的“保存到服务器”，会返回到“表单”界面，再选择文件接收

人，最后右键点击提交即可完成公文的发送。

4、在系统内下发“通知”类公文的方法和步骤：

通知类公文的发文流程和上述相同，唯一不同的是套红步骤，

因为有些通知类行文不需要套标准红头，但有时需要签章，解决此

问题可以在进行套红步骤时，先不要选取红头类型，如下图：

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上图中，先保持套红选项为空，直接点击“正文”进入正文界

面，把“通知”的内容编辑好，然后点击“文件”、“保存到服务器”，

如下图：

点击“保存到服务器后”就返回到表单界面，此时再选择“红

头模板”，提交即可进入签章，如下图：

上一页

分页线

下一页

二、公文管理员查看文件及各类信息后需要按正常流程处理

的注意事项

1、各公文管理员第一次登录平台首页时，首先要看“待办工

作”和“待办公文”是否有文件要查看，如果没有就证明没有要查

看的工作，如下图中就为没有待办事宜：

查阅过“待办工作”或者“待办公文”里的文件时，如果已经

完成该工作，一定要右键点击“提交”，否则该工作或公文在系统

内部还是默认没有完成，发文人也无法办结工作。

2、在“公文管理”里的“待办公文”是指其它单位发送给本

单位并且本单位还没有查看或提交的文档，或者是本单位的发文

流程当中，处在“套红”、“签章”、过程中的文档（会在首页上的

“待办公文”内显示该公文）；“在办公文”是指外单位发送的公文，

本人已经查看并提交，但某些单位公文管理员还未查看或查看后

未提交，或者是本单位发文，个别收文单位公文管理员未查看或查

看后未提交的公文；“办结公文”是指各单位公文管理员都已按规

定流程处理，已经归档的文件（可以随时查看和下载）。

3、系统内部所有文档都可以再点击“文档管理”里的“文档

目录”进行查找。该页面里有搜索选项，可以从“发布、起始日期、

终止日期、部门、所有者”这几个约束条件来进行筛选，选择好筛

选属性后，右键点击“搜索”即可。

4、各单位公文管理员在收到短信提醒后，必须在规定时间内

（正常文件为2小时内，重要文件为1小时内，紧急文件为半个

小时内）登陆系统对公文进行处理，未按规定流程正常操作的单

位，将定期进行通报。

三、办公系统常用操作提示

（一）如何显示首页

登陆系统的其它菜单后，若想直接返回首页，只要点击右上角

（下图小房子）后就可以返回至首页。

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注意：对于没有办理电子政务手机业务的单位或者发文者没

有使用“在线短信”提醒功能，接收人如果不点击首页进行刷新，

首页就不会及时的显示最新文档，为了不耽误工作，要求发文者必

须都使用“在线短信”提醒功能，并且要求未办理电子政务手机业

务的单位每隔半小时点击首页图标来刷新页面。

（二）左侧工具菜单隐藏后如何打开

在点击首页进行刷新后，可以点击下图中的快捷按钮来显示

或隐藏左侧栏和标题栏，如下图：

可以隐藏或显示该标题

可以隐藏或显示左侧栏

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（三）打开文件“正文”后没有复制粘贴功能

在系统里已经形成的公文“正文”内容是不可以复制、粘贴和

更改的，所以当查看公文“正文”内容时，该电脑的复制、粘贴功

能将不能使用，包括对本电脑里的任何文档，都不能使用上述功

能。因此，要养成看完公文“正文”后，随手关掉“正文”的习惯

（可以保留在“表单”界面），只有关闭了“正文”才能正常使用

复制、粘贴功能。

电子政务平台相关教程、软件注意事项，请从**县门户网站

“福海之窗”******公告栏目《关于进一步加强电子政务协同办公

系统使用的通知》下载相应附件，具体事宜请联系县电子政务管理

办公室，电话：********

附件：国家规定红头文件格式图片说明（在附件中下载）

二○一○年三月十六日

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