2023年11月25日发(作者：)

实务 I Word操作技巧，新手做审计底稿必看

Word是审计、财务工作人员常用的办公软件之一，下面的一些和审计、财务工

作相关的Word技巧应该对大家有所帮助。

一、运用"编辑--选择性粘贴"功能，方便编辑复制文本资料

我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用"粘贴"，往往会将原有

的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行文字或数据后，在Word中"粘贴"，则

会将表格格式复制过来，而不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后，在Word

中采用"粘贴"，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用"编辑

"--"选择性粘贴"--"无格式文本"，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格

式，你可对复制过来的文本自主编辑了。

二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点

审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果

是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文

与英文输入法间不断调整而烦恼(使用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接

着数据时自动将数据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的"自动更正"

可解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开"工具"--"自动更正"--"自动更正"，在"替

换""替换为"中分别填上"。。"、"."(小数点)，点击"确定"，回到Word输入界面，在

输入数据后输入两个"。"，再输入数据，看看"."是不是变成了小数点"."。这一方法会

让你在输入小数点是多输入一个"。"，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在

输入方法间调整要方便多了。按此办法进行后，你在Excel中用同样的输入方法，就

可以快速输入数字中的小数点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将"1、"改

"⒈"，年份中"零"的更正、如将"二00"改为"二○○";公文年份中"括号"的更正、如将

"(""["改为"〔"。

三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word中虽然

为"修订"提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修

改前后的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时

间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在Word中"版本"功能，对上述问题迎刃

而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一个

Word文件后，首先选择一下"文件"--"版本"--"现在保存"，输入文档撰稿人、建档

时间以及其他需要说明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开"文件"--"版本"--"

现在保存"，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行

文件处理，最后保存文件，至此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、

审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。

四、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体_GB2312等三号字体

显示模糊的办法

目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为WINDOWS

XP/2000，在此环境下，打开Word使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312

三号字时，电脑显示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像，很令人心烦。有时审计人

员会认为是计算机固有的或者想调整也不知道从何入手，以致输入时间一长会头昏眼

花。其实解决办法很简单，不管是在WINDOWS XP还是在WINDOWS2000中，

你打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选择"属性"--"外观"--"效果"--将"平滑字体边源"

前的勾去掉，再点击"应用"--"确定"，问题就解决了，再看看效果是不是不一样?

五、妙用"Ctrl+Z"，取消自动项目编号

在没有改变Word缺省设置的情况下，输入："一、基本情况"后再换行时，系统会自

动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一行添加了"二、"字样。这时如果按

BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形

式，也就是说第一行中的"一、"已经变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字

后，Word的"自动项目编号"就会直接影响着文档的排版效果。如何去除?用

"Ctrl+Z"就可发挥作用了。我们在输入"一、基本情况"敲回车后，顺手按一下

"Ctrl+Z"，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。其原因是Word系

统中有"自动更正"的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入

"1、计算机的实际应用"并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是换到下一行，二

是自动将这两行变为自动编号的形式。"Ctrl+Z"的作用是撤消上一个操作，恢复到以

前的某一步。我们按了一下"Ctrl+Z"，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动作，

而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的"自动

更正" (即"自动更正"为自动编号形式)，你可以按你的需要编制段落标题号了。

六、用"表格--标题行重复"功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自

动满页显示

在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功

能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没有标题，不能实现满页打印。如

果你用一下Word中的"表格--标题行重复"，就可以实现这个功能。方法：先复制

Excel表至Word中用"粘贴"功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击"表格"--"

重复标题行"就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，

至第二页，是不是自动满页显示?此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在

Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作

用了。

七、巧用"替换"功能，删除Word文档多余的空行

有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的

法规文件)，一行一行的删除费时费力，这时我们可用"替换"功能来轻松解决(在WPS

中删除空是很方便的)，方法如下。

打开"编辑--替换"，把光标定位在"查找内容"输入框中，单击"高级"按钮，选择"特殊

字符"中的"段落标记(P)"两次，在输入框中会显示"^P^P"，然后在"替换为"输入框中

用上面的方法插入一个"段落标记(P)"(一个"^P")，再按下"全部替换"按钮。这样多余

的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就可以了，如果是在处

理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的"^P"加

个空格，再加上"^P"，替换为"^P"，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多

使得行数居高不下问题就自然解决了。

此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落标记，是自动换行(页

面行末显示的符号是"?")，还是手动换行(页面行末显示的符号是"↓")，前面去空行的

是自动换行符。对文件中手动换行符("Shift+回车")形成的空行，在替换时需要选择"

特殊字符"中的"人工换行(L)"两次，即用"^l^l"替换成"^l"，空行便可去除。总之用

替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。

八、利用"插入-对齐方式-页码-内侧"功能，让文稿正反的页码能在正确位置

打印

在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右

侧，先打这几页，然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧，再进行打印，这样

打印后页码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用"插入-对齐方

式-页码-内侧"功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页，然后将纸反过来再打

⒉⒋⒍⒏⒑页，这样处理后页码自然对齐了。

九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题

在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在"段落--缩进与间距--特殊格式

"中确定需要首行缩进两个字符，"段落--缩进与间距--度量值"有时会显示厘米，这样

就无法精确计算两个字是多少。如何处理?先选择区域，再选择一下字体"宋体"，再选

择"段落"--缩进与间距--特殊格式--首行缩进"，再选择"度量值"便会出现缩进两个字

符了，点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。

十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料

我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在审计中发

现的问题未最后确定时，往往不为被审计单位察觉(过去发现问题时对原始资料折叠复

印容易被发现)，但其后续图片处理不太方便，用Acdsee还是用Photoshp,是需要

花一定时间学习的。其实Office2000中就有很实用的图片处理软件Microsoft

Photo Editor，结合Word，你便能很方便处理数码图片资料了。方法：第一步安装

图片软件，对Office2000进行安全安装，即在进入按装程序--"添加或删除功能"--

在"Microsoft Office"下拉菜单中选择"从本机运行全部程序"--"开始更新"，这以后

你机器上就安装了Microsoft Photo Editor;第二步打开全部图片，然后一张一张的"

裁切"--"复制"--打开Word文档--"粘贴"，第三步在Word中从"工具"中打开"图片"

格式，对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一下，尽量将一张凭证的所有附件整

合在一页或几页上，然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来，这一方面节约了

纸张，另一方面也形成了审计证据的电子文档。

十一、给Word文件配备Excel文件，便于审计文件资料查找与汇集

我们在用Word编辑文件时，需要用Excel文件编一些表格资料，如果将编写审计报

告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中，这样

做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查

找所打印文件对应的Excel文件了。方法：光标移至己打开的Word文件的最后，打

开"插入"--"对象"--"由文件创建"，在"文件名"右侧"浏览"选择你需要插入的文件，然

后在"显示为图标"上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该

Excel文件，注意此文件己成为Word文件的附件，保存了Word文件即保存了

Excel文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会

将Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的打印，然后

用"Ctrl+Z"，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。

十二、利用邮件合并功能，实现批量处理含有数据的文本资料

我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等，其格式基本一致，但

具体内容及对象都不同，如果每次都一个一个的录入打印，使得基本相似的文本格式

都在重复输入，如何利用己有的数据资源，使这类重复劳动变成一件轻松的事情，用

"邮件合并"来解决，主要是利用Excel的数据资料，在Word中设置需要输入的位置

后，可自动生成，具体方法可在Word的帮助文件学习。