巧用Word中的选择性粘贴保存文档格式

2023年11月25日发(作者：)

巧用Word中的选择性粘贴保存文档格

式

巧用Word中的选择性粘贴保存文档格式

不少朋友将网页中的内容复制后在Word中进行粘贴，发现粘贴后的内容

与网页界面类似，甚至部分内容还会超出边界。其实，这时只想复制其中的内容、

传统的Ctrl+V就不适合使用了，应该会用选择性粘贴。

如果想要复制页面中的内容到Word文档中，那就可以这样来操作避开页

面中的格式等无用信息。

先将页面中需要的内容选中并复制到粘贴板到剪贴板中，打开Word的空

白文档或是正在编辑的文档，选择开始标签，单击粘贴按钮旁边的黑色下拉按钮，

选择选择性粘贴，在打开的窗口中再选择无格式文本项，单击确定即可将网页中的

内容以纯文本的方式粘贴在Word文档中了。

而有时候复制内容时需要保持源内容的格式信息，例如从另一篇WOrd文

档复制内容到当前文档中，需要保持复制内容的格式，这时主不可能直接通地

Ctrl+V来进行粘贴了。

PS：在为无格式文本时，如果复制的内容中含有特殊字符或是符号，需要

在列表中选择无格式的Unicode文本，否则可能会导致那些特殊字符显示不正常。

延伸阅读：

巧方法使Word2007文档异地打开不变样

平常编辑好的Word2007文档往往还需要发给别人看或是携带到其它电脑

中使用。而在其它电脑中打开word文档时又经常会碰到页面显示效果不同，或是

没有Word2007程序无法打开的问题。在此为大家介绍下这两种常见问题的解决方

法。

一、防止字体变样

编辑得很漂亮的文档在别人电脑中打开文档时却发现各种漂亮字体全部变

成平淡的宋体或黑体，有时还影响到页面、段落，这种情况相信大家经常碰到吧。

这主要是因为电脑中并没有安装文档中用到的漂亮字体，所以就被Word自动替换

成默认的宋体字了。在Word2007中有两种方法可解决这个问题。

1.嵌入字体

在Word2007中只要把字体嵌入文档中保存，就会出现缺少字体的问题

了。用Word2007打开编辑好的文档，单击窗口左上角的Office按钮，在弹出菜单

中单击“Word选项”按钮，然后在“Word选项”窗口左侧单击选中“保存”，在

窗口右侧单击选中“将字体嵌入文件”复选项（图1），确定返回，再保存一下文

档即可。若你不打算在其它电脑上编辑，在此最好再勾选下面的“仅嵌入文档中使

用的字符”复选项以缩小文件体积，否则保存后的文件可能会很大。

2.字体替换

如果你事先没有嵌入字体，则可在打开后通过“字体替换”，自由选择近

似字体替换缺少的字体以恢复文档原貌。用Word2007打开文档，单击Office按

钮，再单击“Word选项”按钮打开“Word选项”窗口。在窗口左侧选中“高

级”，向下拖动滚动条找到“显示文档内容”下的“字体替换”按钮。单击打开

“字体替换”窗口，从窗口列表中选中缺少的字体，再单击“替换字体”的下拉列

表选择适当字体替换即可。如此逐一设置各种替换的字体后，单击“确定”返回即

可看到替换字体后的效果。

字体替换只是改变文档在当前电脑中的显示效果，在文档中选中对应文字

显示的字体名还是原来的字体并没有改变。若你想把原文档中字体改过来可单击

“替换字体”窗口左下角的“永久转换…”按钮进行修改。

二、不用Word照样看

这年头没安装MS Office 2007的电脑还是不少的，若对方电脑中没

Word2007该如何查看Word2007文档呢?对此建议事先用Office 2007自带的虚拟

打印机把编辑的文档打印成图片，这样即能完全保存文档原貌又方便查看。

用Word2007打开文档，单击Office按钮选择“打印”，在打印窗口的打

印机名称下拉列表中选择“Microsoft Office Document Image Writer”打印机，

单击“确定”进行打印。在弹出的“另存为”窗口中设置好保存的文件名和位置，

单击“保存”即可把当前文档转成TIF图片文档。不管文档有多少页都会打印在同

一个TIF图片文档中，很方便携带。

TIF图片可直接双击在Windows的图片预览窗口中打开，因此一般电脑都

可以打开查看，单击预览窗口下的“打印机”图标还可调出“照片打印向导”自由

选定页数打印，只是不能再编辑就是。这招除了可确实显示文档原样外，最大的作

用就是能有效防止别人抄袭和篡改。

若打印机列表中找不到这打印机，则需要从“控制面板/添加删除程序”

中选择MS Office 2007安装项,单击“更改”，以“添加或删除功能”模式，在

“Office工具”下的“Microsoft Office Document Image”中选择添加。视情况

可能需要插入Office安装光盘。

巧妙隐藏Word文档中指定文字内容

在Word表格中，我们可以考虑设置字体颜色、用图片隐藏文字等手段来

使用人无法进行正常的判断，从而达到保密的目的。

1.文字与背景一色

这恐怕不能算是一个技巧，可是正所谓兵不厌诈，最危险的方法就是最安

全的方法。我们可以在个人简历的Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置

成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并

执行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点击“确定”后便可。

2.自动“隐藏文字”

如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试

“隐藏文字”功能，首先在简历表格模板同样是选中要保密的文字，然后右键点击

并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确

定”按钮即可。

3.文字藏于图片下

经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。

输入自己要保密的文字后，执行“插入→图片”命令插入一张可以迷惑人的大图

片，然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签页

中选择“浮于文字上方”。现在，你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密

的文字上方。嘿嘿，文字是不是隐藏起来了?

如何恢复未存储突然关闭的Word文档

大家常常会遇到一种情形，那就是当Word打到一半的时候，此时电脑当

机了 ，如果之前没有存档 ，那文档就丢失了。之前的辛苦和努力付之东流。那时

真是欲哭无泪，所以在此偷偷告诉大家一个小秘方。

当电脑当机时，Word中来不及存档的档案，系统会将他会暂时存放在C：

WindowsApplication DataMicrosoftWord的隐藏文件夹里，所以重开机时只要到

上述的地方，找到文件名为 → 之类的这就是你刚辛苦打的文件了，再把

副档名改为 ，就可以找回刚刚原来辛苦打的文件了。

在Word2007中创建XML文档的技巧

从Word 2003升级到Word 2007的用户可能会注意到关于XML的某些改

变：用户将不能从“XML文档”模板开始新建XML文档。因为Word 2007中不包含

“XML文档”模板，取而代之的是“任何”文档都变成XML文档。只需简单地选择

“Office按钮―另存为”，并将“保存类型”设置为“Word XML文档”。值得注

意的是“Word 2003 XML文档”选项。它具有“Word XML文档”选项所没有的附加

选项。我们稍后进行讲述。

当保存为Word XML(Word 2007)格式时，如果想与联合，请在保存之前完

成，即使用“开发工具”功能区中的“架构”工具，如同在“架构”部分所讨论

的。也可以在首次打开XML文档时应用转换，但是因为我们在此讨论的创建新XML

文档，所以这并不是可选项，除非保存后再打开此文件。

一旦装配了架构，“XML结构”任务窗格就会显示出来。单击右边的元素

以使用当前文档中的这些元素。

单击任务窗格底部的“XML选项”以访问附加选项。注意“仅保存数据”

选项，它不起作用。即使选择了此选项，生成的文件仍然是由WordXML填充的。

可以选择应用自定义转换。一项转换可以是一个清单，另一项转换可以生

成一个调回通知，再有一项可以通知预定项目现在可用，等等。

如果“仅保存数据”不起作用，那么怎样才能剥离WordXML以获得更简洁

的XML文件呢?如果“Office按钮”-“另存为”，并将“保存类型”设置为另一

个XML选项――“Word 2003 XML文档”。这样做时，附加选项是可用的，包括

“应用转换”和“仅保存数据”。此时“仅保存数据”选项真正能够起作用（虽然

保存文件时可能会通知此文件构成混乱）。

减少Word文档丢失的建议

没有什么事情比一篇长的文章刚刚打完机器停电且未存盘更糟糕了。其

实，我们完全可以进行一些设置，在断电或类似问题发生之后将损失减少到最低限

度。

一、改变Word 定时存盘的时间间隔

在许多软件中都内置了定时存盘的功能，每过一段时间如果用户没有存

盘，软件就会代为执行，的确非常方便。不过，Word中默认的定时存盘的时间间

隔比较长， 由于时间越短，Word 保存文档越频繁，在 Word 中打开文档后出现断

电或类似问题时，能够恢复的`信息就越多，所以我们完全可以自行设置，将它变

得短一些，这样最多只会在很短的时间内的文章不存盘，从而减少损失。具体操作

如下：

(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”选项卡;

(2)选中“自动保存时间间隔”复选框;

(3)在“分钟”框中，输入时间间隔，如1分钟

注意：(1)定时保存文件功能仅对Word格式的DOC文件有效，其它文件无

效，所以笔者建议您在编辑的时候先存为Word格式，等编辑完成后再另存为其它

格式;

(2)如果是在运行 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用

Microsoft Word，用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：WindowsApplication

DataMicrosoftWord 文件夹。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后续

版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保

存在 WindowsProfiles用户名Application DataMicrosoftWord 文件夹下。用户

可以自行修改。

二、让 Word 保存文档的备份

如果我们的文档在保存的时候能够再保留一份备份的话，无疑使文档保险

了许多。而在Word中我们完全可以进行设置，让Word保存文档的备份。具体设置

如下：

(1)单击“文件”菜单中的“另存为”命令;

(2) 单击“工具”按钮，然后单击“常规选项”命令;

(3) 选中“保留备份”复选框;

(4) 单击“确定”按钮;

(5) 单击“保存”按钮。

以后Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是.BAK，而

是.WBK，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打

开即可。

三、恢复自动保存的文档

如果您设置Word自动定时存盘，并且在时间间隔内设置了定时存盘的时

间，那么，即使遇到所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显

示出来，并且以自动保存1、自动保存2、自动保存3……方式打开，而仅仅只会

丢失了最后一次“自动恢复”保存之后所做的修改。 接下来您所要做的是赶紧将

它们存盘就可以了。

四、恢复受损文档中的文字

如果我们在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。

但是，有时候，我们的文档虽然损坏了，但是我们仍然可以从中恢复受损的文字，

以防止丢失工作成果。具体操作如下：

(1) 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡;

(2) 确保选中了“打开时确认转换”复选框，然后单击“确定”按钮;

(3) 单击“打开”按钮;

(4) 单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”

(5)打开损坏的文档后Word 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损

坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本。成功打

开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格

式）。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能

恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。

注意： 如果在“文件类型”框中没有看到“恢复所有文件中的文本”，

则需要安装相应的文件转换器。

五、购买UPS不间断电源

要想更有效地将Word文档丢失减少到最低限度，最好、最有效的方法就

是购买UPS不间断电源，一旦系统断电的话，UPS不间断电源系统就会发出叫声，

提醒用户存盘。

word文档任意页面设置页码

我们在用word编辑一篇文章时（包括目录在内），想从目录以后第三页

开始插页码，该怎么做呢?方法有二。

方法一：首先将光标移至第二页的最后，点击“插入→分隔符→分节符类

型”中选择“下一页”，然后点击“视图”打开“页眉与页脚”工具条，将光标调

整至第三页也就是你准备开始编页码的那一页，将“页眉与页脚”工具条上的“链

接到前一个”按钮调至不被选中，然后点击“设置页码格式”按钮，在弹出的对话

框中选择页码编排中的“起始页码”选择1，点击确定，最后点击页眉与页脚工具

条上的“插入页码”按钮，完成.

方法二：通过设置不同的页眉页脚来实现，不过你需要把需要插入页码的

文档分节才可以实现。怎样分节呢?首先将光标插入到文档中需要分节的地方，再

打开“插入”菜单，点击“分隔符”命令，就会出现一个“分隔符”对话框。

在其中的“分节符类型”中有四个类型：①下一页②连续③偶数页④单数

页。“下一页”表示分节符后的文本从新的一页开始;“连续”表示分节符后的文

本出现在同一页上;“偶数页”表示分节符后的文本从下一个偶数页开始;“单数

页”表示分节符后的文本从下一个单数页开始。根据自己编排的需要选择一项，按

“确定”退回到文档中。你可以根据需要按照此法将文档分为多个不同的节。

现在你就可以在不同的节按一般的方法设置不同的页眉页脚了。只是从第

二节开始，当你打开“页眉和页脚”工具栏的时候，在“页眉-第2节”后会出现

“与上一节相同”的字样，你必须点击工具栏上的“同前（键接到前一个）”按

钮，去除“与上一节相同”几个字，再设置页眉，这以后的页眉就与上一节的页眉

不同了。页脚的设置与此相同。