2023年11月27日发(作者：)

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酒店 企业 IPPBX电话交换机 话务台资料手册

交换机通讯管理系统-话务台使用手册

目录

一、登录........................................................................................................................................... 4

二、功能模块 ................................................................................................................................... 5

1. 房态功能 ............................................................................................................................. 5

1.1 入住 ........................................................................................................................... 5

1.2 退房 ........................................................................................................................... 6

1.3 换房 ........................................................................................................................... 8

1.4 房态 ........................................................................................................................... 9

1.5 修改等级 ................................................................................................................. 10

2. 叫醒功能 ........................................................................................................................... 11

2.1 设置叫醒 ................................................................................................................. 11

2.2 关闭叫醒 ................................................................................................................. 13

2.3 叫醒记录 ................................................................................................................. 14

3. 免打扰功能 ....................................................................................................................... 15

3.1 开免打扰 ................................................................................................................. 15

3.2 关免打扰 ................................................................................................................. 16

4. 黑名单 ............................................................................................................................... 16

5. 通话记录 ........................................................................................................................... 17

6. 置忙 ................................................................................................................................... 18

7. 房态状态 ........................................................................................................................... 19

7.1 列表显示 ................................................................................................................. 19

7.2 块状显示 ................................................................................................................. 19

8. 查询 ................................................................................................................................... 20

三、设置模块 ................................................................................................................................. 20

1. 个人通讯录 ....................................................................................................................... 20

1.1 新增 ......................................................................................................................... 21

1.2 删除 ......................................................................................................................... 22

1.3 导入 ......................................................................................................................... 22

1.4 导出 ......................................................................................................................... 23

1.5 查询 ......................................................................................................................... 24

2. 设置 ................................................................................................................................... 24

2.1 修改密码 ................................................................................................................. 24

2.2 话机 ......................................................................................................................... 25

2.3 快捷键 ..................................................................................................................... 26

2.4 日夜服 ..................................................................................................................... 27

2.5 夜审 ......................................................................................................................... 27

2.6 智能提示 ................................................................................................................. 28

2.7 语言 ......................................................................................................................... 28

1. 电话操作 ........................................................................................................................... 29

1.1 拨号区域 ................................................................................................................. 30

1.2 拨打操作 ................................................................................................................. 30

1.3 转接操作 ................................................................................................................. 31

1.4 其他操作 ................................................................................................................. 31

2. 通话操作 ........................................................................................................................... 33

2.1待通话信息 .............................................................................................................. 33

2.2当前通话信息 .......................................................................................................... 34

2.3来电排队信息 .......................................................................................................... 36

2.4未接来电信息 .......................................................................................................... 38

一、登录

打开“话务台客户端“程序，进入登陆界面

用户名：admin

密 码：88888

点击“登陆“ 进入程序

进入话务台页面

二、功能模块

功能模块主要有房态功能、叫醒功能、免打扰功能、黑名单、通话记录、置忙、房态状态显示、

查询功能

1. 房态功能

房态功能有入住、退房、换房、房态、修改等级

1.1 入住

入住：指客人入住酒店客房，设置客人入住信息；软件可以有两种方法入住

入住方法1：

直接点击“入住”，打开“入住”信息设置页面，手动输入要入住的房间号码及客人入住的信息 （每

次只能输入一个房间号码，不可多个一起入住）；设置好可以点击“保存”；也可以点击“保存并

新增”直接设置下一位客人入住信息

如下图举例：点击“入住”---手动填写入住房间号码“9090”及入住信息；填写好保存即可

入住方法2：

方法2是先勾选（或选中）要入住的房间，再点击“入住”，入住的房间号码会根据勾选的房间

号码自动填写好，再填好下面的客人入住信息即可（每次只能勾选一个入住，不可勾选多个一起

入住）

如下图举例：列表显示举例

先勾选要入住的房间号码---再点击“入住”；打开“入住”设置页面，填写好入住信息保存即可

1.2 退房

退房：指客人退房离开酒店，结算客人入住期间的费用；软件可以有两种方法退房结算

退房方法1：

直接点击“退房”，手动输入要退房的房间号码，输入完要退房的房间号码，此房间号码的相关

信息和通话明细都会显示出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；

点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通话

记录；

确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；也可以点击“保存并新增”直接

给其他房间进行退房操作

如下图举例：

点击“退房”---手动填写退房房间号码“9001”，此房间的相关信息和入住期间的通话明细都

会显示出来；填写好保存即可

退房方法2：

先勾选（或选中）要退房的房间，再点击“退房”，此房间号码的相关信息和通话明细都会显示

出来（每次只能输入一个房间号码，不可多个一起退房）；

点击“通话明细”可以查看此房间入住期间详细的通话记录；可以查询、导出、打印相关的通话

记录；

确定好退房信息无误后可以点击“保存”此房间就退房完成了；

如下图举例：

先勾选要退房的房间号码---再点击“退房”；退房相关信息自动出来，可查看相关信息和通话明

细，然后保存即可

1.3 换房

换房：是指客人从入住的客房换到另一间客房

注意：换房时，除了房间号码不变，会把要换房的所有客房信息都换到新的客房里

换房方法1：

直接点击“换房”，手动输入要换房的客房号码和要换到的新客房号码

如下图举例：

点击“换房”---手动填写房间号码“9018”和要换到的“新房间号码：9008”；填写好保存即

可

换房方法2：

先勾选（或选中）要换房的房间，再点击“换房”， 要换房的房客房号码会自动显示出来，再手

动填写好“新房间号码”即可

如下图举例：

先勾选要换房的房间号码---再点击“换房”；填写新房间号码保存即可

1.4 房态

房态：是指把客房状态按需求修改成相应的客房状态

修改房态方法1：

直接点击“房态”，手动输入要修改房间状态的房间号码，原房态会自动显示出来；再下拉选择

要修改的新房间状态，设置好保存即可

如下图举例：

点击“修改房态”---手动输入要修改房间状态的房间号码：8016--- 下拉选择要修改的房态---

然后保存；房间状态就修改了

修改房态方法2：

先勾选（或选中）要修改状态的房间，再点击“修改房态”，原房态会自动显示出来；再下拉选

择要修改的新房间状态，设置好保存即可

如下图举例：

先勾选（或选中）要修改房态的房间号码---再点击“修改房态”；下拉选择新房态后保存即可

1.5 修改等级

修改等级：修改客房里分机的呼出权限等级

修改等级方法1：

点击“修改等级”，手动填写要修改等级的客房号码，原等级会根据填写好的客房号码自动生成，

然后下拉选择要修改的新等级，设置好保存即可

如下图举例：

修改等级方法2：

先勾选（或选中）要修改等级的房间号码---再点击“修改等级”；下拉选择等级后保存即可

如下图举例：

2. 叫醒功能

叫醒功能有设置叫醒、关闭叫醒、叫醒记录

2.1 设置叫醒

设置叫醒：用于叫醒客房入住的客人，可以设置多个时间段进行多次叫醒

设置叫醒方法1：

直接点击“打开叫醒”，手动输入“要叫醒的房间号码”（叫醒多个房间可以英文逗号隔开）

设置需要叫醒的时间、日期及需要提前叫醒的时间，设置好保存即可

需要多次叫醒，方法同上，只需修改叫醒时间即可

举例如下图:

设置叫醒方法2：

在“列表显示”的状态下，直接“勾选要叫醒的房间”，房间号码会自动显示出来

再设置好叫醒日期时间和提前叫醒时间即可

举例如下图：

叫醒信息介绍：

房间号码： 可以手动填写或勾选一个或多个房间号码

团队号码： 可填可不填

当前房态： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示房态

客户姓名： 填写好房间号码自动生成，多个房间不显示姓名

叫醒日期： 根据客人需求设置好叫醒日期

叫醒时间： 根据客人需求设置好叫醒时间

提前叫醒： 根据客人需求下拉选择提前叫醒时间

设置好，保存即可

2.2 关闭叫醒

不需要叫醒的客房可以关闭叫醒

关闭叫醒方法：

勾选要关闭叫醒的房间号码，点击“关闭叫醒”确定即可；可勾选多个一起进行关闭叫醒

注意：关闭叫醒会把设置的多次叫醒都关闭

举例如下图：

2.3 叫醒记录

点击“叫醒记录”可以查看设置的叫醒记录

叫醒日期：下拉选择要查询的日期

叫醒时间：填写设置叫醒时间段进行查询

根据查询的叫醒记录可以导出、打印、实时打印记录

举例如下图：

实时打印：

使用实时打印叫醒记录功能，需要先配置好打印机

然后在话务台软件设置，“叫醒记录”-“实时打印”“启用”此功能；

打印机名称：下拉选择配置好的打印机

纸张宽：根据打印叫醒记录条数设置好纸张宽

纸张高：根据打印叫醒记录条数设置好纸张高

一次打印条数：设置好多少条叫醒记录打印一次

举例如下图所示：

3. 免打扰功能

根据客房客人需求，设置分机开/关免打扰功能

3.1 开免打扰

开启免打扰，客房的分机就打不进电话

勾选（或选中）要开启免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示

设置类似）

举例如下图：

3.2 关免打扰

关闭免打扰，客房的分机就可以打进电话

勾选（或选中）要关闭免打扰的房间，只能勾选一个，不可多个一起设置（列表显示和块状显示

设置类似）

4. 黑名单

添加到黑名单的号码就无法呼入到话务台

可以新增、删除和查询黑名单，根据需求设置即可

在话务台设置的黑名单，在交换机通讯管理系统会有相关提示

如下图 增加黑名单和删除黑名单都有记录

5. 通话记录

点击“通话记录”可以查询话务台的通话记录

根据需求选择查询记录的日期和时间段，进行模糊查询、精确查询、高级查询

可以导出、打印查询的相关记录

举例如下：

6. 置忙

点击“置忙”此话务员分机就会进入置忙状态，呼入话务台的电话，就会自动呼入到其它日服号

码或设置的夜服分机号码上

举例如下

置忙：工作状态代表话务员分机是正常工作状态

置闲：休息状态代表话务员分机正在休息，由其他话务员分机或夜服号码服务

7. 房态状态

房间状态显示有列表显示和块状显示

7.1 列表显示

选择“列表显示”客房会以列表的显示展现出来

可以根据需求勾选（也可以全选、反选）进行批量设置

举例如下图

7.2 块状显示

选择“块状显示”客房会以的块状显示展现出来

左键单击选中客房信息进行操作（选中之后信息会变成红色）

也可以全选、反选进行快捷操作

举例如下图

8. 查询

查询有分机状态和房态状态；还可以输入查询条件进行模糊查询

根据需求下拉选择要查询的分机状态和房态状态进行查询

举例如下图：分机状态

举例如下图：房态状态

举例如下图：模糊查询

三、设置模块

可以把经常联系的同事，合作伙伴或客人的详细联系方式添加到个人通讯录，方便查看联系

右键单击“个人通讯录”点击“编辑”

进入“个人通讯录”页面

个人通讯录可以“新增”“删除”“导入”“导出”“查询”通讯录相关信息

1.1 新增

点击“新增”按钮，填写联系人的详细信息，填写好点击“保存”按钮

也可以点击“保存并新增”继续添加新的联系人

举例如下图：

1.2 删除

先勾选要删除的联系人，然后点击“删除”按钮，确认删除点击“是”即可

举例如下图：

1.3 导入

联系人非常多建议导入，方便快捷

导入前可以先下载模板，根据模板进行编辑联系人信息（模板有空模板和有实例模板根据需求下

载）

编辑好联系人信息，点击“浏览”选择要导入的文件

查看数据无误，点击下一步导入即可

举例如下图：

1.4 导出

可以导出个人通讯录信息

点击“导出”按钮，会弹出导出路径页面，选择好要导出的路径，确定即可

举例如下图：

1.5 查询

可以输入要查询的条件进行模糊查询

举例如下图：

2. 设置

设置有修改密码、话机、快捷键、日夜服、夜审、智能提示、语言

2.1 修改密码

修改登陆密码

原始密码：88888

新密码根据需求设置，保存即可

举例如下图：

2.2 话机

话务员分机配置

分机号码：是话务员分机号码

话机IP：填写话机实际IP地址

话机用户名：admin 密码：admin

设置好话机信息，点击“测试连接”出现“连接成功”证明话机信息正确

通话方式：有手柄模式和耳机模式 根据需求设置即可

耳机模式需要插入与话机相配的耳机型号

举例如下图：

2.3 快捷键

快捷键支持单键和双键，根据需求设置即可

注意：设置的快捷键不要与其他软件快捷键冲突

举例如下图：

2.4 日夜服

日服号码： 填写好日服号码（多个号码用英文逗号隔开）

手动夜服号码：填写夜服号码，可手动切换日服，夜服生效

自动夜服号码：根据需求设置自动生效的夜服号码和生效的时间段

举例如下图：

2.5 夜审

当启动夜审功能，酒店通讯中间件在开启夜审功能的时间段就不会向酒管系统传送话单等结账数

据；

设置夜审时间段已过或手动关闭夜审，酒店通讯中间件会把夜审状态下未传送的话单等结账数据

发送给酒管软件

夜审设置方法：

（1）勾选“启动”，设置好夜审时间

（2）根据需求“手动启动”，然后“手动关闭”

设置好，点击“保存”即可生效

2.6 智能提示

智能提示有防骚扰提示和转接提示，根据需求设置及设置相应的提示时间即可

按需要勾选要使用的智能提示和设置好相关时间即可

举例如下图所示：

2.7 语言

界面显示语言有中文和英文，根据需求选择，修改好重启程序即可生效

3. 速拨按键

可以把经常联系的同事号码设置成速拨按键，快速联系

右键单击速拨按键设置联系人姓名和号码

设置好保存即可

双击号码可快速呼出

举例如下图：

四、话务台操作模块

1. 电话操作

1.1 拨号区域

输入拨号有三种方法

一是直接在拨号区域内输入要拨打的号码

二是打开数字键盘，点击要输入的号码（类似手机按键）

三是点击选中要拨打的号码

1.2 拨打操作

拨打操作有呼叫、接听、挂断

呼叫

呼叫操作方法1：输入要拨打的号码，点击“呼叫”按钮

呼叫操作方法2：输入要拨打的号码，按“呼叫”的快捷键呼出

呼叫操作方法3：选中要拨打的号码，点击“呼叫”按钮

呼叫操作方法4：选中要拨打的号码，按“呼叫”的快捷键呼出

呼叫操作方法5：双击要拨打的号码，快速呼出

接听

接听操作方法1：点击“接听”按钮接听来电

接听操作方法2：按“接听”快捷键接听来电

挂断

挂断操作方法1：

挂断操作方法1：点击“挂断”按钮结束通话

挂断操作方法2：按“挂断”快捷键结束通话

1.3 转接操作

转接操作有咨询转、取回、盲转

咨询转：话务台去电不可咨询转

取回：只能取回咨询转的电话

咨询转

咨询转操作方法1：输入要转接的号码，点击“咨询转”按钮进行电话转接

咨询转操作方法2：输入要转接的号码，按“咨询转”的快捷键进行电话转接

取回

取回操作方法1：取回要转接的电话，直接点击“取回”按钮进行取回

取回操作方法2：取回要转接的电话，按“取回”的快捷键进行取回

盲转

盲转操作方法1：输入要转接的号码，点击“盲转”按钮进行电话转接

盲转操作方法2：输入要转接的号码，按“盲转”的快捷键进行电话转接

1.4 其他操作

其他操作有保持、恢复、会议、强插、强拆

保持操作方法2：对通话进行保持，按“保持”的快捷键进行保持

恢复

恢复操作方法1：把保持的电话恢复正常通话，点击“恢复”按钮进行恢复

恢复操作方法2：把保持的电话恢复正常通话，按“保持”的快捷键进行恢复

会议

会议是三方会议通话：话务员与一方正在通话，想要邀请另一方一起通话，就可以点击“会议”

进行三方一起通话

会议操作方法1：要使第三方一起通话，输入要邀请进入会议的号码，点击“会议”按钮即可

会议操作方法2：要使第三方一起通话，输入要邀请进入会议的号码，按“会议”快捷键即可

强插

话务员可以强插到正在通话的分机，与其一起通话（酒店一般不允许使用此功能）

强插操作方法1：输入要强插的分机号码，点击“强插”按钮即可插入到通话中

强插操作方法2：输入要强插的分机号码，按“强插”快捷键即可插入到通话中

强拆

话务员可以强拆正在通话中的分机，使其停止通话（酒店一般不允许使用此功能）

强拆操作方法1：输入要强拆的分机号码，点击“强拆”按钮即可挂断分机通话

2. 通话操作

通话操作有来电排队信息、待通话信息、当前通话信息、未接来电信息

举例如下图

2.1待通话信息

当话务台来电时，电话会先进入“待通话”

点击“接听”按键或直接按“接听快捷键”

此通话进入“当前通话”与来电号码正式通话

截图如下：

2.2当前通话信息

话务员分机状态会在当前通话区域显示出来

话务台空闲就是空闲中状态

当打入电话并接听时，通话信息会显示在“当前通话信息”区域

当前通话信息：

通话时长：从响铃就开始记时长 下面会显示分机设置的姓名及部门

话务员分机的状态也会显示出来

来电是振铃中 ； 接听是通话中

在当前通话区域直接可以设置分机的等级、叫醒、免打扰功能，非常方便；直接点击下面的按钮

或图标就可以设置

来电时长旁有“挂断”按钮，如果不方便接听直接点击“挂断”就结束通话了（也可以点击“下

面操作区域的“挂断”按钮或快捷键进行挂断）

举例如下图所示：

2.3来电排队信息

当话务员正在通话中，其他电话打进来就会进到来电排队信息里

可以根据实际情况选择是否接通“来电排队信息”里的电话

如果要接听来电排队区域的号码

需要先点击右侧“接通”按钮

会进入“待通话”区域

再点击“接听”才能与通话排队的号码进行通话，原通话号码接入“待通话”进行保持

举例如下：

当话务员正在通话中，其他电话打进来就会进到来电排队信息里

如还是先与原通话号码进行通话，可以先把要先接听的来电排队号码拉入“待通话”

也可以等挂断原通话，软件自动把来电排队的先来的号码自动拉进“待通话”然后接听进行通话

2.4未接来电信息

话务员正在通话时，有其他电话打进来，没有接听，此通话会进入到“来电未接信息”区域

等话务员方便时可以点击“回拨”这样就不会错过重要通话