审计人员常用的word技巧

2023年11月25日发(作者：)

审计人员常用的word技巧

审计人员常用的word技巧

目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为

WINDOWS XP/2000，在此环境下，打开Word使用国家规范文书字

体中仿宋、楷体_GB2312 三号字时，电脑显示屏可能会出现文字有毛

边模糊的现像，很令人心烦。下面是YJBYS店铺整理的审计人员常用

的word技巧汇总，希望对你有帮助!

一、解决WINDOWS XP/2000环境下Word中仿宋、楷体

_GB2312等三号字体显示模糊的办法

有时审计人员会认为是计算机固有的或者想调整也不知道从何入

手，以致输入时间一长会头昏眼花。其实解决办法很简单，不管是在

WINDOWS XP还是在WINDOWS2000中，你打开桌面，右击鼠标，

出现菜单，选择“属性”——“外观”——“效果”——将“平滑字

体边源”前的勾去掉，再点击“应用”——“确定”，问题就解决了，

再看看效果是不是不一样?

二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点

审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量

的审计数据，你如果是用安装office时携带的五笔字型或拼音输入法，

会为输入数字中的小数点而在中文与英文输入法间不断调整而烦恼(使

用陈桥五笔不会出现这些问题，它会输入数据后接着数据时自动将数

据间的句号修改为小数点)。不过利用Word工具中的“自动更正”可

解决此问题，让你一劳永逸。方法：打开“工具”——“自动更

正”——“自动更正”，在“替换”“替换为”中分别填上“。。”、

“.”(小数点)，点击“确定”，回到Word输入界面，在输入数据后输

入两个“。”，再输入数据，看看“.”是不是变成了小数点“.”。这

一方法会让你在输入小数点是多输入一个“。”，不过比每次输入数

据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法进

行后，你在Excel中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数

点。此法可用于文字材料中的序号更正、如将“1、”改“⒈”，年份

中“零”的更正、如将“二00”改为“二○○”;公文年份中“括号”的

更正、如将“(”“[”改为“〔”。

三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次

修改，Word中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修

改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时

需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其

实这是一个很麻烦的事情。在Word中“版本”功能，对上述问题迎

刃而解，用一个Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的

原貌。建好了一个Word文件后，首先选择一下“文件”——“版

本”——“现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说

明的事项，当审稿人修改时打开文档后先打开“文件”——“版

本”——“现在保存”，再输入文档修改审稿人、修改时间以及其他

需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至此一个完整

全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中

在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。

四、妙用“Ctrl+Z”，取消自动项目编号

在没有改变Word缺省设置的情况下，输入：“一、基本情况”

后再换行时，系统会自动将其行为变成项目自动编号形式，并在下一

行添加了“二、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行

中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一

行中的“一、”已经变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字

后，Word的“自动项目编号”就会直接影响着文档的排版效果。如何

去除?用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。我们在输入“一、基本情况”敲

回车后，顺手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行还是原来的

消了第二个动作，系统只做一个动作，而没有做自动编号，所以在此

以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更正” (即“自

动更正”为自动编号形式)，你可以按你的需要编制段落标题号了。

五、运用“编辑——选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料

我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在Word中采用

“粘贴”，往往会将原有的格式复制过来。如在Excel中复制几列几行

文字或数据后，在Word中“粘贴”，则会将表格格式复制过来，而

不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后，在Word中采用“粘

贴”，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采

用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本”，则一切问题可

以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来的文本自主编

辑了。

六、巧用“替换”功能，删除Word文档多余的空行

有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过

来的纯文本形式的法规文件)，一行一行的删除费时费力，这时我们可

用“替换”功能来轻松解决(在WPS中删除空是很方便的`)，主要方法：

打开“编辑——替换”，把光标定位在“查找内容”输入框中，

单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记(P)”两次，在

输入框中会显示“^P^P”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法

插入一个“段落标记(P)”(一个“^P”)，再按下“全部替换”按钮。

这样多余的空行就会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一

下就可以了，如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一

些空格，那你就试一下在查找中的“^P”加个空格，再加上“^P”，

替换为“^P”，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行

数居高不下问题就自然解决了。

此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落

标记，是自动换行(页面行末显示的符号是“?”)，还是手动换行(页面

行末显示的符号是“↓”)，前面去空行的是自动换行符。对文件中手

动换行符(“Shift+回车”)形成的空行，在替换时需要选择“特殊字符”

中的“人工换行(L)”两次，即用“^l^l”替换成“^l”，空行便可去

除。总之用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然

可换不了啊。

七、用“表格——标题行重复”功能，实现在每一页上都能打印

行标题、且做到自动满页显示

在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，

如果采用表格功能，设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也没

有标题，不能实现满页打印。如果你用一下Word中的“表格——标

题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中

用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”—

—“重复标题行”就完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入

数据或文字，换行，至第二页，是不是自动满页显示?此功能在处理进

行工程决算审计表中，你需要在Word表格中连续输入需要每页有文

本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。

八、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能，让文稿正反的页码

能在正确位置打印

在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将

⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧，先打这几页，然后再对反面的

⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然

对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-对齐方式

-页码-内侧”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页，然后将

纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页，这样处理后页码自然对齐了。

九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题

在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在“段落—

—缩进与间距——特殊格式”中确定需要首行缩进两个字符，“段落

——缩进与间距——度量值”有时会显示厘米，这样就无法精确计算

两个字是多少。如何处理?先选择区域，再选择一下字体“宋体”，再

选择“段落”——缩进与间距——特殊格式——首行缩进”，再选择

“度量值”便会出现缩进两个字符了，点击一下，以后你就不用再考

虑应缩进多少厘米了。

十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料

我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽

性较好，在审计中发现的问题未最后确定时，往往不为被审计单位察

觉(过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现)，但其后续图片处

理不太方便，用Acdsee还是用Photoshp,是需要花一定时间学习的。

其实Office2000中就有很实用的图片处理软件Microsoft Photo

Editor，结合Word，你便能很方便处理数码图片资料了。方法：第一

步安装图片软件，对Office2000进行安全安装，即在进入按装程序—

—“添加或删除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜单中选择

“从本机运行全部程序”——“开始更新”，这以后你机器上就安装

了Microsoft Photo Editor;第二步打开全部图片，然后一张一张的

“裁切”——“复制”——打开Word文档——“粘贴”，第三步在

Word中从“工具”中打开“图片”格式，对每张图片的大小、对比度、

黑白等调整一下，尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上，

然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来，这一方面节约了纸张，

另一方面也形成了审计证据的电子文档。

十一、给Word文件配备Excel文件，便于审计文件资料查找与汇

集

我们在用Word编辑文件时，需要用Excel文件编一些表格资料，

如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格

文件整合到一个Word中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、

整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件对应的

Excel文件了。方法：光标移至己打开的Word文件的最后，打开“插

入”——“对象”——“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”

选择你需要插入的文件，然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时

文档中出现了一个图标，双击即打开了该Excel文件，注意此文件己成

为Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理

在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将

Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的

打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。

【审计人员常用的word技巧】