如何收发电子邮件

2023年11月28日发(作者：)

如何收发电子邮件

1、电子邮件软件Outlook Express

电子邮件简单的说就是通过Internet来邮寄的信件。电子邮件的成本比邮寄普通信件低得多；而且投

递无比快速，不管多远，最多只要几分钟；另外，它使用起来也很方便，无论何时何地，只要能上网，就可

以通过Internet发电子邮件，或者打开自己的信箱阅读别人发来的邮件。因为它有这么多好处，所以使用

过电子邮件的人，多数都不愿意再提起笔来写信了。

电子邮件的英文名字是Email，或许，在一位朋友递给你的名片上就写着类似这样的联系方式： Email :

luck@ 。

这就是一个电子邮件地址。符号@是电子邮件地址的专用标识符，它前面的部分是对方的信箱名称，

后面的部分是信箱所在的位置，这就好比信箱luck放在“邮局” 里。当然这里的邮局是Internet

上的一台用来收信的计算机，当收信人取信时，就把自己的电脑连接到这个“邮局”，打开自己的信箱，取

走自己的信件。

目前，用于收发电子邮件的软件有很多，为大家所熟知的有微软公司的Outlook Express、中国人自

己编写的FoxMail，Netscape公司的Mailbox、Qualomm公司的Eudora Pro等等。这里我要给你介绍的是功

能强大的电子邮件软件Outlook Express，只要你安装了Windows 98或者更新版本的Windows 就会自动安

装上Outlook Express。下面我们以Outlook Express 5.5为例讲述一下它的是用。

在讲解Outlook Express 5.5之前，我们首先来了解一下各免费邮箱的接收邮件服器（POP3）

与发送邮件服务器的设置（SMTP）。请看下面的附表，并做好笔记。

1、 配置Outlook——建立第一个账号(一)

在Windows 的桌面上现在就能找到Outlook Expree的图标。在使用之前，我们需要先设置好收发邮件的相

关信息。

双击桌面上的“Outlook Express”。在我们第一次使用Outlook Express 时，会自动出现“连接向导”。

这里我们就在向导的指引下开始设置。

第一项，“姓名”；这一内容是给收信人看的，这里你可以填写真实的姓名，也可以另取一个自己喜欢的名

字，填好后，单击‘下一步’。

第二项，“电子邮件地址”；这里就填上正在使用的电子邮件地址。在办理入网手续时，ISP曾给你一份“入

网登记表”，那上面有一个电子邮件的地址，你就对照它正确地填写，如果你想使用网上提供的免费Email

（比如163，263等）这里就输入你申请的免费Email地址（申请免费Email时要看一下是否提供POP3和SMTP

服务，如果提供要记下这两个服务器的地址，在下面的设置中将会用到。）完成后单击“下一步”。

2、 配置Outlook——建立第一个账号(二)

第三项，“电子邮件服务器名”；这里的两项内容也需要对照“入网登记表”填写，第一个栏目是‘邮件接

收（POP3）服务器”，这里的名称一定要与你在上一步填写的“电子邮件地址”的相应部分匹配。 （如果

是用免费的Email，就输入该账号的相应服务器地址。）现在看到的是我们填写的一个范例。完成后点“下

一步”。

第四项，“Internet Mail 登录”；这里的“POP帐号名”，“密码”是我们使用POP3服务器收取邮件必须

提供的，这两项你也要对照“入网登记表’来填。然后单击“下一步”。

最后，Outlook会祝贺我们完成了设置，只需单击“完成”，就可以开始使用Outlook 了

3、 发送邮件

下面我们就来发一封电子邮件。单击工具栏中的“新邮件”按钮

第一次发信时，最好也给自己发一份，这样可以检查我们的邮箱是否可以正确地收信。

下面的“抄送（CC）”和“密件抄送（BCC）”两项是把一封信同时发给多个人时使用的。这两种方

式之间也是有区别的，“抄送”人收到信件后可以看到其它收件人的Email地址，“密件抄送”人收到信后，

不知道哪些人也收到了此信

屏幕上出现了一个新的窗口，这就是我们的信纸。

第一步我们填写“收件人”的电子邮件地址。比如填上我朋友的地址mrzlg@，我们在“抄送

“栏填上自己的地址whoisit@，看看，我们是不是很快就收到信了。

第二步，填写这封信的“主题”，这是让收信人能快速地了解这封信的大意，我们最好是填上。比如就写上

“春节快乐”。

信的正文就写在下面的空白处。

写好信后，再点一下工具栏上的“发送”。

你看，已经开始发信了，蓝色的进度条满100%后，表示发送结束。

4、 接收邮件

下面再来看看怎样接收电子邮件。

收信的操作很简单，只需点一下工具栏上的“发送和接收”。其实，每次我们启动Outlook时，Outlook都

会自动帮我们接收信件。看，窗口右上角的地球正在转动，这表明，它正在查看我们的邮箱呢！

左边的“Outlook栏”的“收件箱”旁边标出蓝色的“3”，告诉我们收到两封新邮件。

点一下“收件箱”；在右边

就可以看到信箱里的信了，刚收到的信的标题都以粗体显示，标示出这封信还没有阅读。

我们刚才发给自己的信已经收到了，还有朋友的一封来信。用鼠标点一下这封信，在下面的信件

“预览窗口”中就可以看到这封信的内容了。

常用的软件是Outlook和foxmail。Outlook是WINDOWS操作系统里捆绑的程序，功能很强大。foxmail是中

国人自己开发的软件，短小精悍，更适合处理中文字符的邮件。”

OUTLOOK

从WINDOWS95／98开始，系统中就已经有了OUTLOOK程序，OUTLOOK提供了方便的信函编辑功能，在信函中

可随意加入图片，文件和超级链接，就好象我们在Word中编辑文章一样；有多种发信方式，可立即发信，

也可以延时发信、信件暂存为草稿等方式；可以同时管理多个E-mail帐号，如果你有多个邮件帐号，就可

以方便管理；也可通过通讯簿存储和检索电子邮件地址；并且提供信件过滤功能。

Outlook Express的启动：

启动Outlook Express Mail，有三种常用的方法：

1、在IE浏览器中只需单击工具栏中的“邮件”，然后选择阅读邮件；

2、双击桌面中的“Outlook Express”图标即可；

3、单击屏幕左下角的“Outlook Express”图标也可打开。

窗口介绍

菜单栏：包含处理邮件的所有命令；

工具栏：菜单栏命令的快捷方式；

Outlook 栏：相当于文件夹；栏中对应文件夹的作用：

收件箱：新收到的消息和尚未处理的信件。

发件箱：准备发出的信件。

已发邮件：已经发出的消息

已删除邮件：阅读后要删除的信件，但并未永久删除。

草稿（已保存邮件）：包含写了但还没有完成的信件。

文档区：显示邮件内容的区域。

帐号设置

帐号设置是一项最重要的设置，通过帐号设置，我们才能正确的使用outlook，我们要规定我们使用的收、

发件服务器，电子邮件地址，回信地址以及邮件格式等，下面我们就来看看：

1. 在“工具”菜单中选中“帐号”，进入帐号设置窗口并选择“邮件”卡片

2. 选择“添加”“邮件”选项，弹出帐号设置向导，根据提示输入个人姓名，这个就是你写信时后的落款

了，别人不用看电子邮件地址也可以看的出是谁发信给我了。然后按“下一步”

3．输入个人电子邮件地址，这是你写信时的地址，别人要回信就要使用到这个地址，所以一定要是个最

常用的。再点击“下一步”

4．这个要麻烦点，这儿有两栏，一栏要求输入邮件接收服务器，另外一栏要填入邮件发送服务器，这是

什么意思呢

邮件接收服务器，简称POP，即邮局协议。它好比你收信的信箱，你自己的来信都存放于此；outlook只有

通过这个程序才能收到信。比如说我的帐号是 longdas@，那么我的POP地址就是填成。

“那如果我的帐号是longdas@，我要收上的信的话，POP地址就要填成

，反正就是@号后面的嘛，对不对？”表哥活学活用了一回。

“也不完全对，POP服务地址一般是由服务器厂商提供的，所以可能和帐号上显示的不一样，当你申请了电

子邮件之后，再邮件界面里都会有一个帮助，在那里可以看到如何设置POP的地址。象新浪就提供了

这个地址作为POP的地址。”我纠正了一下。

“那邮件发送服务器应该填什么呢？还填263所支持的吗？”表哥又问道。

“邮件发送服务器(SMTP)好比邮局的邮筒，你把信扔进去后，邮局定时将它们发出。所以可以填入

所提供的，不过最好填成本地服务器的地址，也就是说你在电信上的网，就填电信服务器的地

址。”

“这是为什么？我又没在本地申请邮件。”表哥有点迷惑了。

我做了一个比喻给表哥解释道。“这样做可以加快我们发信的速度，如果我们填这个地址，

当然是可以发信的，但是这样做的话，等于我们要先把信传送到北京，再由北京传到目的地，就有点绕路了，

但要填成本地ISP(网络服务接入商，比如电信)的地址，就由本地服务器直接发到目的地，所以速度很快的。

就好象我写信给北京，不用自己跑到北京邮电局发信，一般都是直接在我们家邮局这边发信这个道理是一样

的。所以在我们这儿，就可以直接填入电信服务器的地址来进行发邮件。”

5．输入个人帐号及密码，POP帐号名和密码就是你收的那个邮件的帐号和密码。之 后点击“下一步”

然后就可以看到在Internet帐户中就有我们的帐户了

表哥看了一遍，“那我想把hotmail的那个加上去应该怎么做？”

“若需添加第二个帐号（灵活方便的多帐户处理是Outlook Express的一个显著优点），则只需重复第2至

第5步的操作即可。如果对一个帐户进行修改则只需选中该帐号， 点击右边的“属性”按钮，即可使用的

各卡片进行重新设置，其中各项的含义与前面介绍的完全相同。 ”

邮件撰写

如果我们要写邮件，就进入Outlook Express窗口，点击工具栏上的“新邮件”，弹出新邮件窗口。

表哥一看就说道，“这个我知道，意思和咱们前面用hotmail的差不多，那我写好之后，不想马上发送怎么

办？我想全部写好，最后再一块儿发出去。”

“当然可以，不过要做一个设置，选中‘工具/选项’菜单，打开‘选项’面板中的‘发送’标签，将‘立

即发送邮件’这个选项去掉， 点击确定(图20)。以后只要写好邮件之后，直接按发送按钮，当然邮件并没

有真正发出去，而是发送到“发件箱”中，此时可以不必上网，即实现“离线写信”，需要发信 时，可在

拨号上网后点击工具栏的“发送和接收”按钮，将信发出，并同时收取信箱 中的新邮件。运用此种方法，

可以做到分开写信最后集中发送的方式，既提高发信效率又节省上网时间。”

“不错，不错，这样太好了，那foxmail呢？”表哥对foxmail又起了兴趣。

FOXMAIL

FoxMail是一个中文版电子邮件客户端软件，支持全部的 Internet 电子邮件功能。程序小巧，可以快速地

发送、收取信件。可以在/下载这个程序。

安装好foxmail之后，就可以进行一些基本的设置了。

一、建立一个新用户

我们先来看看foxmail邮件程序的操作界面。

我们可以看出它的操作界面很清晰。我们如何建立一个新用户呢？只要菜单栏上选择“帐户”，然后再选择

“新建”就会出现以下对话框(图22）。

根据foxmail用户向导的提示，点击“下一步”继续；这就是建立用户的第一步，我们要先给自己输入一个

用户名，它将成为你的帐户名称出现在foxmail中，下面的“邮箱路径”可用默认路径。你在“用户名”输

入一个用户名后，点击“下一步”继续(图22)；

现在我们就得标记自己的邮件身份了，在“发送者姓名”中输入在发送给别人邮件时，对方所看到的用户名，

可输入中、英文。下面的“邮件地址”中添写你的电子邮件地址来让收信人知道你的地址，并可以给你回信。

完成后，按“下一步”继续(图23) ；

现在我们就要指定我们的邮件服务器了，首先你必须先知道你申请电子邮箱的网站的“POP3邮件服务器”与

“SMTP服务器”,可以到申请邮箱的网站上去查,（也可参考附表），得知邮件服务器后，我们就可以添写在

相应的服务器中，然后帐户名就是你在申请电子邮箱里的用户名，完成这一步后，点“下一步”继续(图24) ；

现在好了，出现这个对话框，表示你已经成功的建立了一个属于你自己的帐户，按完成吧！那么现在我们再

看看foxmail的操作界面是不是多了一个刚才建立的帐户。

现在我们已经建立了一个属于自己的邮件帐户，那么我们我们应如何使用Foxmial来收取、或发送邮件呢？

接着我们再来看看Foxmail的基本使用方法。

设置、使用Foxmail

一、如何写新邮件

如果你要给朋友写新邮件，你要知道对方的Email地址，然后在工具条上，点选“撰写”出现写作窗口

在“收件人”后面添写对方的Email地址，“主题”添上你的邮件标题。

二、收取邮件

收取邮件是最为轻松的事，只要你的SMTP服务器是设置对了的，那么只要你是在当前的帐户，点“工具条”

上的“收取”即可。

三、保存邮件为草稿

为了方便大家下次继续编写自己没有写完的邮件，可以将上次的邮件保存为草稿以便下次编辑。

四、发送邮件

当你给你的朋友写好了一封邮件后，现在就想发送过去，让他看见你给他写的信，只要你写完后，单击“发

送”即可。

“好象特别快，挺符合中国人习惯的!”表哥观察了一会儿说道，“这个软件我马上就能学会了，真是简单!

你再说说和OUTLOOK有什么不同的地方吧!”

Foxmail是一个多用户的邮件程序。可以设置多个用户多个信箱。

“这个功能OUTLOOK好象也有，不是新意!”表哥打断我道。

在outlook中虽然可以设置很多帐号邮件，但接收的邮件都在一个收件箱里，如果一个家里有三个人上网，

而每个人又都好几个信箱，那么想把邮件分开就是个很麻烦的事了。所以foxmail的多用户就是可以使不同

的用户使用不同的收件箱，信件就不会混了，使用更方便。

“就是说，我通过‘帐户’菜单再建一个帐户就行了吧!”表哥补充了一点。

便利功能

一、设定口令保护

我们可以通过口令保护来给自己的帐户设定进入的密码，这一项功能主要用于多帐户设置，不让别人随意进

入自己的帐户查看邮件，但是如果你是一个人用这台机器，这个功能就没有什么必要了。如果要给帐户加密，

就要先选择当前帐户，然后点击鼠标右键，选访问口令，就可以给所选帐户加口令了。

“哈哈，这样我办公室的私人信件就不怕被别人看了!”表哥想到了在单位几个人共用一台计算机的状况。

二、设定多邮箱收取。

对当前帐户点击右键，然后选择属性。我们可以进入当前帐户属性，对个人信息进行修改、重新配置邮件服

务器、设定发送与收取邮件的一些参数、邮件的字体显示与邮件模板等选项。

如果还有其他的电子信箱也要收取的话，可以使用“其他POP3”功能，来设置其他的信箱。这样可以一下子

将你所有的信箱都收下来。

点击“新增”，加上其他信箱的帐号、POP3服务器和密码

三、把foxmail设为默认邮件程序

如果你想在浏览网页，想通过点击EAMIL地址调用fxomail程序来给写信时，我们就要先把foxmail设为默

认的邮件程序，这样当你点击Email地址时就会调用foxmail程序来写作新邮件了。通过“工具条”上的“选

项”再选择“系统设置”，进入系统设置对话框，然后在“检查foxmail是否是系统默认邮件软件”前打勾。

“多谢呀，听你这么一讲，我觉得简单多了，那咱们的信息化办公就开始啦!有空你还教我点其他的！我再

来申请几个邮箱备用。”表哥又贪心起来了！

其实各大邮箱站点还提供了非常多的附加功能，而且使用起来是非常简单的，只要你多使用一下，就会熟能

生巧。会感觉到使用email真是无比方便。

PS：这是我在2001年发表于《视窗世界》的专题文章，在芜湖教育城域网中，信息网可以给每个用户分配

电子邮箱。使用本地邮箱，当然既快又好，而且我们使用专门的邮件防毒网关技术，保证您的邮件远离病毒

干扰。